Hybrides IT-Liefermodell beschleunigt Innovationen

Von Klaus Manhart am 10. Mai 2017
Eine komplette Transformation sollte bei der Otto Group IT die IT-Bereitstellung beschleunigen, die Servicequalität verbessern und die Zukunftsfähigkeit sichern. Mit Unterstützung von HPE wurde ein hybrides Betriebsmodell aus traditioneller Manufaktur und IT-Service-Fabrik eingeführt. Business-Projekte lassen sich nun zeitnah umsetzen.

Lange Bereitstellungszeiten für IT-Services sind heute aus Wettbewerbsgründen kontraproduktiv. Das musste auch die Otto Group IT einsehen. Der wichtigste IT-Dienstleister der Otto-Unternehmensgruppe steht mit seinen 300 Mitarbeitern im Wettbewerb mit externen IT-Dienstleistern und muss sich an ihnen messen. "In der Vergangenheit haben wir bei diesen Vergleichen zunehmend schlechter abgeschnitten", sagt Alexander Hauser, Vice President der Otto Group IT. "Die Bereitstellung von Hardware sowie Services etwa im Datenbank- oder Netzwerk-Bereich dauerte einfach zu lange. Die Gesellschaften der Otto Group wollen ihren Kunden neue Services wie etwa Webshops schnell bereitstellen. In der heutigen Zeit geht es einfach nicht an, dass man für die Bereitstellung etwa neuer Server für solche Anforderungen zwei Monate benötigt."

Das war nicht die einzige Hürde. Hinzu kam, dass die Zahl der Projekte bei der Otto Group IT kontinuierlich gestiegen ist. Die Zeit und die Ressourcen dafür fehlten - nicht zuletzt wegen des traditionellen IT-Liefermodells, das einer IT-Manufaktur glich: Die Anforderungen des Business wurden nach Kostenverhandlungen mit den Geschäftseinheiten von der Otto Group IT designt und implementiert. Der hohe Anteil an eigenentwickelter Software - etwa 80 Prozent - erschwerte zudem auch die Standardisierung und Automatisierung.

Standardisiertes Vorgehen

Um ihre IT zu modernisieren holte sich die Otto Group IT deshalb HPE als unterstützenden Partner mit an Bord. Die Basis bildete dabei das HPE Unified Transformation Framework (UTF), das bei HPE Pointnext in zahlreichen erfolgreichen Transformationsprogrammen entwickelt wurde.

Zunächst wurde ein zweitägiger Transformations-Workshop durchgeführt, in dem die Otto Group IT zusammen mit HPE Fragen diskutierte wie: Wo stehen wir heute? Wohin wollen wir? Wo besteht Handlungsbedarf? Dabei ging es sowohl um die Business- als auch um die IT-Sicht, um die IT-Architektur wie auch um die Einflüsse auf die Organisation.

Eine Private-Cloud-Plattform bestand bereits und sollte als Grundlage der neuen IT-Service-Fabrik dienen. In dem folgenden HPE Future State Definition Workshop entstand die Vision des hybriden Liefermodells. "Dabei kam heraus, dass wir künftig ein hybrides IT-Liefermodell mit einem Anteil von mindestens 50 Prozent standardisierter und hochautomatisierter IT-Services haben wollten", sagt Frank Borchard, Bereichsleiter IT der Otto Group IT. "Wir hätten dieses Ziel sicher noch weiter nach oben schrauben können, doch ist das für uns bereits ein Riesenfortschritt."

Mix aus Services

Kern der neuen Organisationsstruktur ist nun ein Mix aus Services. Die Dienste werden zum einen automatisiert und standardisiert aus der Private Cloud der Otto Group IT erbracht. Zum anderen werden sie nach dem traditionellen Modell in individuellen Projekten für das Business bereitgestellt.

Dabei steht den Kunden für die standardisierten Services ein Katalog mit festen Preisen zur Verfügung. Auch für den internen Gebrauch nutzt die Otto Group IT einen Service-Katalog, aus dem heraus die Mitarbeiter wiederum standardisierte Service-Bausteine für Projekte nutzen.

Danach ging es an die Feinarbeit. So führte die Otto Group IT das Reporting der Service Level Agreements als neues Instrument ein. Auch das Service-Portfolio und -Design wurde ausgearbeitet: Welche Services wünschen die Kunden - und was konkret bietet die Otto Group IT an. Parallel dazu schauten sich die Projektverantwortlichen an, welche Mitarbeiter mit welchen Skills in der neuen Organisation am besten positioniert sind.

Schnellere IT-Bereitstellung, geringere Kosten

Inzwischen ist die Umstrukturierung weitgehend abgeschlossen. Für die Bereitstellung neuer Infrastruktur-Services benötigt die Otto Group IT heute etwa neunzig Prozent weniger Zeit als zuvor. "Dadurch können die Gesellschaften in der Otto Group eigene Business-Projekte und damit auch Innovationen deutlich schneller realisieren", sagt Borchard. "Dazu gehören viele Projekte, welche die digitale Transformation im Konzern vorantreiben. Dieses Thema steht bei Otto ganz oben auf der Agenda."

Hinzu kommt, dass durch die Transformation die laufenden Kosten der Otto Group IT um rund 40 Prozent gesunken sind - und diese Kostenvorteile werden an die Kunden weitergegeben. "Wenn wir diesen Transformationsprozess mit Hilfe von HPE nicht so konsequent umgesetzt hätten, würde uns das im Wettbewerb spürbar zurückwerfen", stellt Hauser fest.